ЭДО — электронный документооборот, который позволяет полностью автоматизировать процессы по работе с документацией, хранящейся на электронном носителе. Такие документы имеют ту же юридическую силу, что и бумажные варианты. Однако для этого они обязательно должны иметь подтверждение электронной подписью.

ЭДО ускоряет и упрощает передачу информации клиентам, поставщикам и партнерам, налоговой службе. Позволяет быстро обмениваться данными внутри организации, контролировать взаиморасчеты с другими компаниями или филиалами, отделами, которые расположены территориально далеко друг от друга.

Плюсы и минусы ЭДО

Если вы подключите электронный документооборот, то получите следующие преимущества:

  • Прозрачность. Вы видите каждый этап обработки документации. При необходимости сможете сразу определить, на какой стадии документы «повисли».

  • Оптимизация трудовых ресурсов. Становится меньше рутинной работы. То время, которое затрачивалось на создание и обработку документов, может посвятить более важным задачам.

  • Высокая точность. Сводится на нет риск ошибок в результате человеческого фактора.

  • Сохранность. Электронные документы не потеряются, не испортятся, благодаря чему их не придется восстанавливать. Если даже с компьютером что-то случится, их можно вернуть с «облака».

  • Конфиденциальность. Вся документация передается по защищенным каналам связи.

  • Уменьшение расходов. Вам не придется тратиться на бумагу, краску для принтера, папки, файлы и другие канцелярские предметы. Кроме того, вы экономите на отправке документации и на архиве.

  • Быстрая подпись и поиск необходимых документов.

К минусам можно отнести затраты на сервис для электронного документооборота. Однако его стоимость быстро окупится благодаря вышеперечисленным преимуществам.

Стоит ли вашей компании переходить на ЭДО

На электронный документооборот нужно переходить предприятиям любого масштаба по следующим причинам:

  • Крупные компании смогут снизить издержки и сэкономить несколько сотен тысяч рублей в год. Кроме того, сводятся к нулю ошибки, проблемы с налоговой службой, риск потери документов.

  • Предприятия среднего и малого бизнеса смогут ускорить выполнение обязательств по договору. Это обусловлено тем, что чем быстрее документация дойдет до адресата, тем скорее ее обработают и отправят оплату.

Если даже Ваша компания пока маленькая, заключает всего 2-3 контакта в месяц, не приходится возиться с большим количеством бумаг, ЭДО в любом случае будет полезным. Хороший бизнесмен всегда смотрит в будущее. В любой момент может появиться клиент, который работает исключительно с электронным документооборотом. В этом случае он обязательно потребует от вас его подключения.

Услуги какого сервиса выбрать

Рассмотрим популярные сервисы, которые предоставляют ЭДО.

ЮKassa

Это один из крупнейших и популярных сервисов, который предоставляет электронный документооборот. Работает с документацией через проверенного и надежного партнера «Диадок» (СКБ Контур). Возможно подключение сервиса как с интеграцией, так и без нее. Посмотреть, как каждый из вариантов работает, можно здесь: https://yookassa.ru/edo/.

Сервис обладает следующими преимуществами:

  • бессрочное и безлимитное хранение документации;

  • надежная защита бумаг;

  • оплата по факту (если Вы не отправляли документы, то и платить не придется);

  • круглосуточная техническая защита;

  • широкие возможности для самостоятельной адаптации системы под нужды организации;

  • выгодная стоимость при качественном сервисе.

Стоимость будет зависеть от количества исходящих документов (входящие бесплатные):

Что такое ЭДО и почему Вам нужно его подключить

Дело

Цена лицензии на ЭДО от сервиса «ДЕЛО» зависит от того, на скольких рабочих местах он будет доступен:

Что такое ЭДО и почему Вам нужно его подключить

Данный сервис обладает следующими преимуществами:

  • возможность отслеживания документации на каждом этапе;

  • простота и удобство создания документов;

  • продуманность каждой функции в системе.

Из недостатков можно выделить сложность интерфейса. Сотрудникам придется выделить время на обучение.

Логика

Сервис создан еще в 1996 г. Ранее носил название «БОСС-Референт». Стоимость так же зависит от того, сколько человек будут иметь к нему доступ. До 49 сотрудников — 5 900 руб., от 50 до 199 — 5 200 руб., от 200 — 4 900 руб. Обратите внимание, что стоимость указана за 1 рабочее место.

Данный сервис обладает следующими преимуществами:

  • быстрое внедрение программного обеспечения;

  • возможность самостоятельного обучения программе;

  • оптимальное соотношение цены и качества.

Что такое ЭДО и почему Вам нужно его подключить

Процесс внедрения ЭДО достаточно прост. Не нужно приглашать специалистов, которые будут заниматься этим несколько дней, отправлять сотрудников на обучение. Они могут разобраться в сервисе самостоятельно в процессе работы. А установка программного обеспечения осуществляется за несколько минут.

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован.

Adblock
detector