Если в заведении наливают спиртное, значит, оно обязано работать через ЕГАИС. Система фиксирует весь путь алкоголя от поставщика до конечного покупателя. Такие правила установлены законом. Нарушения влекут за собой штрафы, проблемы с проверками, потерю лицензии. При этом стоимость подключения к ЕГАИС небольшая. Она зависит от количества касс, вида оборудования и масштаба вашего заведения. Чем проще схема работы, тем дешевле.

Как подготовить заведение к работе с ЕГАИС

Для этого необходимо:

• Оформить лицензию, если планируется продавать крепкий алкоголь.
• Получить электронную подпись на защищенном носителе.
• Установить универсальный транспортный модуль (УТМ). Он передает сведения в систему ФСРАР.
• Настроить онлайн-кассу с выходом в интернет.
• Купить сканер 2D для считывания акцизных марок.
• Выбрать программное обеспечение, совместимое с ЕГАИС.

Важно! Даже если у одной компании несколько кафе или баров, каждую точку нужно подключать отдельно. Сделать это «одним махом» не получится — каждый адрес фиксируется индивидуально.

Как ведется учет алкоголя

Как только поставка спиртного приходит на склад или в зал, начинается учет. Все данные (от накладных до актов на списание) фиксируются и передаются в систему. Ошибок быть не должно: любая неточность — риск штрафа.

Основные действия:

• Получение алкоголя — сверяется товарная накладная, сканируются марки, формируется акт.
• Продажа алкоголя — происходит вскрытие тары и списание на основании акта.
• Использование в коктейлях или на кухне — фиксируется объем в миллилитрах, указываются причины расхода.
• Брак или бой — составляется акт с точным указанием причины списания и объема.
• Возврат — оформляется через акт отказа и также заносится в систему.

Обратите внимание! Если в течение 60 дней полученный товар не будет подтвержден в системе как принятый, он автоматически возвращается поставщику. После этого возможны санкции (штрафы до 200 000 рублей).

«Сначала нас пугал ЕГАИС. Казалось — сложно, куча бумаг. Но с нормальной программой и понятным интерфейсом все пошло быстрее. Самое главное — не откладывать ввод данных. Один день — и ты уже не вспомнишь, сколько именно виски ушло в коктейли. Тогда начинаются пересортицы», — говорит бухгалтер ресторана в Санкт-Петербурге.

Как оформлять документы при продаже

В заведениях общепита нельзя просто продать бутылку и забыть. Это должно быть зафиксировано (даже если наливают одну рюмку). Как происходит оформление:

• при продаже «чистого» алкоголя (без смешивания) обязательно указывают марку, количество в мл и отправляют данные одновременно с пробитием чека;
• если это коктейль, акт списания составляется позже, но не позднее следующего дня;
• при использовании алкоголя на кухне также составляется отдельный документ с указанием цели (выпечка, соусы и т.п.).

Запрещено списывать больше, чем указано на бутылке, и делать это «задним числом». ФСРАР видит такие действия и блокирует их.

Важно! С 1 марта 2024 года произошли изменения. Теперь списывать алкоголь по проливу нужно обязательно. Это значит, что учитывается каждый миллилитр: налили 50 мл в бокал — передали данные, использовали 100 мл в коктейле — составили акт. Фиксация учета происходит в момент продажи, а не позже. Пропуск — нарушение.

Как работать с ЕГАИС

Основные правила работы с системой ЕГАИС:

• Каждую бутылку нужно списывать либо целиком, либо в миллилитрах.
• При проливе указывают точное количество израсходованного напитка.
• Коктейли фиксируются суммарно раз в сутки с обязательным указанием использованных напитков.
• Данные передаются через универсальный транспортный модуль, а не через сам кассовый аппарат.
• Информация о продажах поступает в систему в момент формирования кассового чека.

Каждое заведение раз в квартал сдает декларацию по форме № 7 или № 8. В документе указывают, сколько алкоголя пришло, какое количество продали, списали, вернули. Без этого система считает, что учет ведется с нарушениями. Чтобы не тратить время на ручной ввод, владельцы часто используют автоматизированные сервисы. Они сами подбирают нужные данные, подставляют их в форму и создают файл для отправки.