Что такое МЧД и особенности ее использования
Полномочия представителя ИП и юрлица, подписывающего документы электронной подписью, подтверждаются с помощью МЧД — машиночитаемой доверенности. Это электронная форма бумажной доверенности, подкрепленная квалифицированной электронной подписью (КЭП) индивидуального предпринимателя или руководителя организации, если речь идет о юридических лицах. Создается и предоставляется МЧД в файле формата XML.
При применении машиночитаемой доверенности не требуется предоставления бумажного аналога этого документа в налоговые органы. Оформляться МЧД может в отношении одного лица или нескольких. Во втором случае доверенность выдается сразу на несколько представителей. Непосредственно доверенному лицу при этом достаточно иметь одну КЭП. Принимается такая доверенность всеми налоговыми органами РФ.
Порядок работы с машиночитаемой доверенностью следующий:
1) Доверитель (руководитель организации и ИП) создает МЧД и подписывает своей КЭП руководителя. Указывает в машиночитаемой доверенности представителя и его полномочия. При этом не обязательно, чтобы у доверенного лица на этот момент была электронная подпись, так как он сам МЧД не подписывает.
2) Когда представитель (сотрудник) использует в рабочих целях КЭП физического лица, он подтверждает свои полномочия МЧД (прикладывает к документам сам файл или номер МЧД).
Следует учитывать, что выпуск МЧД осуществляется на конкретный промежуток времени. Доверенность может утратить актуальность ранее отведенного срока, если она, например, отозвана инициатором (ИП или директором учреждения).
Проверка машиночитаемых доверенностей производится, как правило, на специализированных онлайн-платформах. Там проверяется срок и статус МЧД, зарегистрированной в реестре блокчейн ФНС. Действительным считается документ, который содержит в себе необходимые полномочия, не был отозван доверителем и имеет актуальный срок действия. Проверка в режиме онлайн выполняется по уникальному номеру доверенности.
Необходимость в такой процедуре обусловлена риском ошибок. Например, при выполнении задач, где применяется МЧД, нередко случаются следующие ситуации: прикрепляется номер МЧД, отозванной доверителем, прикладывается не та доверенность или МЧД с истекшим сроком. Также бывает, что КЭП ставит сотрудник, не имеющий на это полномочий. С помощью специальных сервисов можно быстро проверить машиночитаемые доверенности, что помогает предотвратить ошибки. Проводить процедуру рекомендуется при каждой отправке исходящих файлов с МДЧ.